Een all-in-one printer is een printer die kan printen, kopiëren en scannen. Faxen behoort niet tot de standaard mogelijkheden, maar er bestaan wel multifunctionele printers die ook over deze optie beschikken.
Deze printers worden op verschillende plekken gebruikt: in huishoudens, maar ook op kleine kantoren. Wanneer je een all-in-one printer met fax in huis haalt, weet je zeker dat je alle werkzaamheden kunt uitvoeren wanneer deze maar nodig zijn: van het kopiëren van een document tot het printen van een foto en het versturen van een faxbericht.
De 10 beste AIO printers met Fax-functionaliteit uitgelicht
Ondanks de e-mail is de fax niet van het toneel verdwenen
Laten we terugkomen op de faxfunctie. Alhoewel de losse fax door velen reeds tot museumstuk is veroordeeld, worden deze nog steeds op verschillende plekken gebruikt. De all-in-one printer met faxfunctie is een modernere, meer geaccepteerde oplossing, maar ook daarvan vragen velen zich af of het nog de moeite waard is om deze te gebruiken.
Faxen was vóór de populariteit van e-mail dé manier om schriftelijke documenten te sturen, maar toch heeft de elektronische mail er niet voor gezorgd dat de fax geheel van het toneel verdween.
Redenen om een all-in-one printer met fax te gebruiken
Ondanks het oubollige karakter van de fax hebben talrijke ondernemingen nog een all-in-one printer met fax in gebruik. Faxen heeft enkele voordelen ten opzichte van e-mail. Zo kan een fax wel dienen als aangetekende brief, terwijl een e-mail dat niet kan.
Ook is het versturen van een fax bijna net zo eenvoudig als het versturen van een e-mail. Bovendien is een fax veel moeilijker om te hacken dan een computer of een mailserver. Een belangrijk pluspunt wat betreft de waarborging van je veiligheid.
Mogelijke nadelen een all-in-one printer met fax
Net als voor een los faxapparaat geldt voor een all-in-one printer met fax dat je de privacy niet kunt waarborgen. Zeker wanneer je een fax naar een kantoor stuurt, weet je nooit of degene die de fax ontvangt ook degene is die je als ontvanger voor ogen had.
Dat zal dus niet je voorkeur hebben wanneer je zaken wenst te versturen die privacygevoelig zijn. Ook neemt het versturen van een fax wat meer tijd in beslag dan bijvoorbeeld het versturen van een mail. Tijdswinst boek je met een fax alleen ten opzichte van het versturen van briefpost.
Alle functies in één
Ben je op zoek naar een multifunctioneel apparaat en moet je af en toe een fax versturen, dan zul je tot nu toe wellicht enkel een all-in-one printer met faxfunctie hebben overwogen. Niet zo vreemd, want daarmee haal je in één keer alles in huis wat je nodig hebt.
Ga je op het internet op zoek naar een printer die in staat is tot het versturen van faxen, dan staat dit expliciet in de beschrijving gemeld. Het is namelijk geenszins een standaard functie. Voer dus voldoende research uit en realiseer je dat je uiteraard ook iets meer zult betalen voor een apparaat met deze extra mogelijkheid.
Het alternatief voor een all-in-one printer met fax
Een modern alternatief voor het versturen en ontvangen van faxberichten is een online faxservice. Binnenkomende faxen ontvang je dan als een bijlage in een e-mail. Met hetzelfde e-mailprogramma kun je ook faxen versturen.
Deze vorm van faxen heeft veel voordelen ten opzichte van een faxapparaat en zelfs de all-in-one printer. Denk bijvoorbeeld aan de besparing op papier en toners. Houd er wel rekening mee, dat je computer online moet zijn om faxen te kunnen versturen en ontvangen.
Een fax als PDF ontvangen
Een digitaal verstuurde fax volgt dezelfde route als een analoog verstuurde fax, maar de eerstgenoemde wordt als een PDF per e-mail naar de faxserver verzonden. Hetzelfde gebeurt wanneer je een fax van een analoog apparaat ontvangt; ook dan zet de faxserver het document om in een PDF bestand om deze vervolgens bij je af te leveren. Een van de grootste voordelen van deze methode is dat de inhoud van de faxen niet meer inzichtelijk voor personen voor wie deze niet zijn bestemd.
Conclusie
We kunnen tot de conclusie komen dat het gebruik van een all-in-one printer met faxfunctie handig kan zijn, maar dat een online faxservice als modernste oplossing ook nog eens je privacy weet te waarborgen. Wat voor jou de beste optie is? Daarop bestaat geen eenduidig antwoord. Dat weeg je zelf af, afhankelijk van de specifieke situatie. Wanneer je onlangs een all-in-one printer met fax hebt aangeschaft, zul je deze voorlopig nog blijven gebruiken. Is de tijd eenmaal rijp voor vervanging, dan zul je het alternatief van een online faxservice wellicht willen overwegen.