Waarom printen nog steeds een onzichtbare kostenpost is
In veel kantoren wordt er gedacht dat de printer een noodzakelijk kwaad is. Even snel dat rapport afdrukken voor de meeting, een contract op papier voor ondertekening, of een offerte die toch net iets fijner leest op A4 dan op een scherm. Maar wie ooit de boekhouding van een KMO heeft doorgespit, weet dat printkosten zich stiekem opstapelen. Inkt, papier, onderhoud, toners, een afdrukcontract hier en daar, en voor je het weet ben je duizenden euro’s per jaar verder. En dan hebben we het nog niet over de ecologische voetafdruk van al dat papier en de logistiek erachter.
Hoewel er talloze artikels bestaan over hoe bedrijven papier kunnen besparen, blijft het bij velen bij goede bedoelingen. Er is meestal niemand écht verantwoordelijk voor printbeleid, waardoor de status quo vaak gewoon voortkabbelt. Toch zijn er bedrijven die de knoop doorhakken en het radicaal anders aanpakken. Eén van die bedrijven is Branch Consulting.
Hoe Branch Consulting printen bijna volledig heeft uitgebannen
Branch Consulting is een Belgisch consultingbureau op het vlak van IT. En ironisch genoeg hebben ze hun eigen digitale transitie bijzonder serieus genomen. Waar in 2017 nog elke vergaderzaal was uitgerust met een kast vol ringmappen en printmateriaal, is het kantoor vandaag bijna volledig paperless. Het begon nochtans niet met een ideologische kruistocht tegen bomen of een duurzame missieverklaring — de drijfveer was nuchter en praktisch: efficiëntie en kostenbeheersing.
Een interne analyse bracht aan het licht dat er jaarlijks voor meer dan 4.000 euro werd uitgegeven aan printkosten. Daarin zat niet alleen het papier en de inkt, maar ook de tijd die verloren ging aan het zoeken van documenten, het archiveren en het onderhouden van printers. Bovendien bleek dat veel geprinte documenten na een paar dagen in een lade verdwenen of — nog erger — rechtstreeks in de papierversnipperaar belandden.
Hun aanpak? Simpel in concept, maar doortastend in uitvoering:
- Digitale tools boven papier: alle vergaderingen gebeuren met een laptop of tablet. Branch investeerde in goede schermen, draadloze presentatiesystemen en vergaderruimtes waar papier overbodig is.
- Cloud-opslag als norm: elke medewerker gebruikt een centraal, goed gestructureerd systeem voor documentbeheer in de cloud. Alles is terug te vinden, versiebeheer inbegrepen, waardoor printen voor controle of ondertekening nauwelijks nog nodig is.
- Ondertekenen gebeurt digitaal: contracten, offertes en rapporten worden ondertekend via eID, itsme of andere digitale handtekeningsoftware. Niet alleen sneller, maar ook veiliger.
- Psychologische drempels creëren: printen is technisch nog mogelijk, maar enkel op één centrale printer, zonder automatische toegang. Elke printopdracht vereist een handmatige vrijgave met een badge. Dat maakt impulsief printen onaantrekkelijk.
En het werkt. Waar er vroeger maandelijks duizenden afdrukken werden gemaakt, schommelt het gemiddelde nu rond de 100 prints per maand — en dat voor een bedrijf met meer dan twintig medewerkers. Sommige maanden is het zelfs amper een handvol, bijvoorbeeld wanneer een klant uitzonderlijk papieren documenten vereist.
Wat levert het op: cijfers, voordelen en ongemakken
Het financiële voordeel is evident: sinds de overstap is er jaarlijks zo’n 3.000 euro bespaard op printkosten alleen al. Maar het gaat verder dan dat. Branch Consulting merkte ook een duidelijke efficiëntiewinst. Minder rommelige werkplekken, geen verloren documenten, geen onduidelijkheid over ‘welke versie’ de juiste is. Ook nieuwe medewerkers worden sneller ingewerkt, omdat ze toegang krijgen tot een gestructureerde digitale bibliotheek in plaats van een archiefkast met papier.
Een bijkomend voordeel dat ze niet hadden voorspeld: het verhoogt de perceptie van moderniteit en duurzaamheid bij klanten. Wanneer een klant merkt dat alle documentatie op een tablet beschikbaar is, dat rapporten netjes digitaal worden gedeeld en dat er geen tijd verloren gaat aan scannen of afdrukken, stijgt het vertrouwen in de efficiëntie van het bedrijf. Vooral bij overheidspartners en jonge startups blijkt dit een doorslaggevend voordeel in aanbestedingen en samenwerkingen.
Toch was de overstap niet zonder weerstand. Sommige medewerkers vonden het in het begin onwennig om notities digitaal te maken, of misten het ‘gevoel’ van papier bij het voorbereiden van belangrijke presentaties. De sleutel? Tijd en degelijke opleiding. Branch voorzag iPads voor wie er eentje wilde, gaf trainingen in tools als Notability en OneNote, en stimuleerde een cultuur van experimenteren. Nu, jaren later, zweert het gros bij het nieuwe systeem.
Hoe kan je dit toepassen binnen je eigen organisatie?
Voor wie geïnspireerd raakt door het voorbeeld van Branch Consulting, hoeft het geen alles-of-niets verhaal te zijn. Een volledige overgang naar paperless werken is niet altijd mogelijk of wenselijk. Maar elk bedrijf, hoe groot of klein ook, kan stappen zetten richting minder printverbruik. Start met meten: hoeveel print je nu eigenlijk? Waar en waarom? Vaak zijn er enkele hardnekkige gewoontes of processen die relatief makkelijk anders kunnen.
Een praktische tip die in veel organisaties goed werkt: stel een intern “printbudget” in per team. Niet om medewerkers te straffen, maar om bewustwording te creëren. Het zet mensen aan het denken: is deze afdruk echt nodig, of kan het ook digitaal? Combineer dat met degelijke software-oplossingen, zoals Adobe Acrobat voor het digitaal bewerken van PDF’s, of Docusign voor ondertekeningen, en je zet al grote stappen vooruit.
Persoonlijk ben ik ervan overtuigd dat het afbouwen van printgebruik niet alleen een financiële kwestie is, maar ook een cultureel kantelpunt. Het gaat over hoe we werk benaderen: meer transparantie, betere samenwerking, en minder verspilling van tijd en middelen. Papier is op zijn manier charmant, dat geef ik grif toe. Maar het past steeds minder bij hoe we vandaag willen werken. En als een bedrijf als Branch Consulting, waar documentatie en precisie cruciaal zijn, het kan… dan is het misschien tijd om zelf ook nog eens kritisch naar die printerhoek in het kantoor te kijken.